新人経理部員の目標設定マニュアル

異動先の部署が経理部になった。
新卒で入社した配属先が経理部になった。
転職して経理部で採用が決まった。

…様々な理由で経理部で働くことになる人がいるでしょう。

当記事筆者も、突然の予期せぬ異動で経理部に配属になりました。
新人経理部員時代、右も左も分からない中とにかく仕事をしていましたが、目標設定に悩みました。
私自身営業職を長くしていた為、営業時代は目標は当然売上。
迷いなく目標設定していたのですが、経理部では売上がない為、何を目標としたら良いかが見えにくかったです。

この記事では、新人経理部員の目標設定についてまとめます。

第一はとにかく業務習得

経理部の仕事は覚えることが多いです。
会社のお金や重要書類を取り扱うので、いきなり新人に任せられる業務はどうしても少ないのです。
地道な業務をコツコツとこなし、周囲の信頼を得ていくことが最も重要です。

営業でバリバリ売上獲得していた人にとっては物足りないでしょうが、
「○○を習得する」という目標設定になるでしょう。

経理部1年生の業務

もっと具体的に、新人経理部員の習得すべき業務についてまとめます。
業界や会社の規模が違っても、どこの会社も新人経理部員の仕事内容は似ています。

■経理部1年生の主な業務内容
・伝票や請求書などを並び替えてファイルに保存していくファイリング作業
・日々の現金の動きを記録する出納帳の作成
・銀行での支払処理や現金の預入・出金
・小口現金の管理
・管理な伝票チェックと会計システムへの入力作業
・経費精算のチェック

これらの業務は派遣社員、パート社員にお任せすることも多いですが、正社員であっても習得しなければなりません。
基礎的な業務を知らなければ応用業務は出来ませんし、いずれは派遣社員やパート社員に業務を教える立場になることも新人経理部員に期待されています。











まずは精度を上げること

ファイリング作業などは地味で簡単な業務に思えますが、そんなことはありません。
大量の伝票や請求書を正確にファイリングしていくことは簡単ではありません。
また、会計書類は会社にとって重要なもの。紛失や破損は許されません。
監査の対象にもなる為、正確さが求められるのです。

経理部員としてはまだまだ簡単な業務しか任されていなくても、正確にこなすことがどれだけ難しいことかを先輩経理部員は知っているはずです。

まずは時間がかかってでも正確に業務をこなしましょう。
確認に確認を繰り返し、ミスがないことを最重視しましょう。
信頼をコツコツと積み上げることが経理部員として次のステップに進む為の近道です。

次の目標はスピード

正確に業務をこなせるようになれば、次にスピードが求められます。

経理部の仕事の基本は、精度とスピードの両立。
いかにミスがなくてもスピードが遅くてはNG。勿論、業務スピードがどれだけ速くても精度が悪くてもNGです。

業務スピードが向上することで新しい仕事を任せてもらえる余裕時間ができます。
先輩経理部員の仕事の引き継ぎが進むことにより、先輩の残業時間が減り、ひいては経理部全体の人件費削減へと繋がります。

具体的なスピード向上目標の立て方

ただ何となく「早く仕事が終われるように頑張ろう」というだけの目標は弱いです。
論理的思考が重要となる経理部員としても相応しくないです。

まずは、ルーティン業務にかかっている時間を計測しましょう。
ルーティン業務とは言え、イレギュラーが生じることもあります。
イレギュラー要因があった場合にはそれもメモしておきましょう。

そして何回か連続で時間計測するうちに「この業務には○時間程度の時間を要するので、○時には完了します。」という報告が出来るようになります。

次に、具体的に何をすればスピードが上がるか考えてみましょう。
単純に何度も繰り返すことでスピードも上がるでしょうし、業務改善によってスピードアップするかもしれません。
「ここの業務でミスが多くてやり直して時間がかかっている」
「もう慣れてきたのでここの再確認は不要なのでは?」

など考えてみましょう。

最後に、「具体的に○時間のスピード向上をする」という目標を立てましょう。
多くの会社ではMBOによる目標設定の機会があるでしょう。
具体的な数値目標を入れることでMBOとしての制度が高まるでしょう。

余裕が出たら経理部の業務改善も目標に

残念ながら、新人経理部員が経理部の仕組みを大きく変えるのは難しいですし、基本業務すらままならない状態では行き過ぎた行為です。

とは言え、与えられた仕事をこなしているだけでは「積極性に欠ける」「提案力がない」などのマイナス評価になる可能性もあります。

簡易的な業務改善を上司と相談しながら提案しましょう。

■新人経理部員の業務改善例
・経理部の共有デスクの清掃をしたい
・部内で使用する消耗品の在庫管理を徹底したい
・一斉に取っていた休憩時間を交代制にし、取引先との応対が出来るようにしたい

…え?これだけ!?これって経理部の業務に直接関係ないのでは? 

と思うかもしれませんが、新人経理部員としてはこんなところから始めましょう。
経理部の根幹業務の改善は部長クラスの人がこれまでに色々と考え抜かれて今のスタイルになっています。
「こうした方が良い」と思っても、新人時代は自分の中のメモに留めておきましょう。

提案する改善点のポイントは、
1.先輩や上司の手間にならないこと
2.皆が思っていたが手が回らず、出来ていなかったこと
3.たとえ失敗してもリスク少ないこと

これらのポイントを押さえれば上司も賛成してくれるでしょう。

疑問を投げかけることも提案

「こうしたい」と提案することは難しければ、疑問を投げかけることにシフトしましょう。

たとえば、無駄だと思っている業務があるとします。
これを新人経理部員が「この業務なくしたい」とか「無意味だ」などと伝えれば、生意気な印象を持たれたり楽したいだけだと思われてしまいます。

言い方を変えましょう。
「この業務が難しくて理解に苦しんでいるのですが、このような解釈でよろしいですか?」と聞いてみましょう。
この業務が必要ない業務であれば上司も気付いて「この業務難しいだけで意味ないから変えてみようか」と言ってくれるでしょう。

新人だからこそ気付ける観点も沢山あります。
疑問を投げかけることによって、慣れてしまっているベテラン経理部員には気付くことが出来ないことを提案するベースになることもあります。






まとめ

新人経理部の目標はこれで十分だと思います。
大それたことは書けないですし、書いたところで達成出来なければ自らの首を締めることにもなります。

難しい仕事をして経理部員としてバリバリ働きたい気持ちはグッと抑え、新人時代は地道に一歩ずつ業務習得することに努めるのが吉です。

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