経費精算のやりすぎは経理部にバレる?経費精算のグレーゾーンは?

課長、部長など管理職クラスになると会社のお金を経費精算できる幅が広がります。
勿論、会社の備品、取引先への手土産、接待の会食代は経費精算すべきものです。

しかしこの経費精算、グレーゾーンが存在します。
歓送迎会の飲食代、打合せのコーヒー代。この辺まではやりすぎなければセーフ。
ただし、打合せと称した居酒屋の支払やただタバコを吸いに行った喫茶店のコーヒー代などグレーな経費精算をしている管理職も多くいます。

当記事を執筆しているのは会社の経費精算チェックを担当する経理部員。
こんな経費精算、経理部にはバレるので注意しましょう。
まずは経理部の私が目にした経費精算の事例をご紹介します。

【事例1】異動先への手土産を経費精算!

地方の支店から本社へ異動になった管理職。
異動の挨拶ということで赴任前の地方のお菓子を配っていました。

この挨拶の手土産、なんと経費精算しているのです。
こういうのって気持ちが嬉しいんですけどね。
大して高額でもないのに…

お金がない新入社員ですら自分の給料で手土産を買っているのに、お金のある管理職クラスが経費精算なんて…世の中間違っています。











【事例2】部下の結婚式のご祝儀も経費精算…

これはかなりヤバイです。もう人間性を疑います。

参列する他のメンバー(これも部下)は自費でご祝儀を出しているのに。
一番給料が良いはずの管理職だけが自腹を切らずに会社の経費精算をしているのです。

それなら何故他の参列した社員には「このご祝儀、経費で落とす?」と聞かないのか。
それは勿論、自分のしていることにうしろめたい気持ちがあるからです。

管理職になれば多くの結婚式に呼ばれてご祝儀貧乏になるのはわかります。
とはいえ、自分の部署の部下へのご祝儀。
気持ち良く自分のお金でお祝いするから価値のあるものではないでしょうか。

【事例3】明らかににただの同期飲みを経費精算している。

管理職の同期同士。
二人で飲みに行った飲み代を「打合せ代」として経費精算しています。

ただ、その領収書はチェーン居酒屋。
これ、打合せじゃなくてただの仲良し同期飲みですよね。
昔は二人で飲んでも自腹だったのに出世したら会社の経費で飲むようになるとは…(給料は若い頃より沢山貰ってるくせに)

ちなみに、バレることを気にしてか安いチェーン居酒屋で飲んでいます。

【事例4】上司の奢りだと思っていた飲み会も経費精算!?

頻繁に部下を飲みに連れて行って「俺の奢りだ!」と言って信頼を得ている管理職男性。

まさかのこれも経費精算。
奢ってくれたと思っている部下は何も知らず翌日「○○課長!昨日はご馳走さまでした!」と挨拶に行きます。

経理部は全て知っています。
上司の奢りではなく、皆で頑張った売上で飲んでいることを。
頑張った部下を労う目的の飲み会くらい気前良く上司のお金で飲んでほしいものです。

奢ってもらったと思っている部下が知ったらどう思うことでしょうか…信頼は一気に失うでしょう。

【事例5】同じ取引先の人ばかりと飲みに行って経費精算

会社の売上を上げる為に接待が必要なケースは確かに存在します。
でも、同じ取引先ばかりと飲みに行って経費精算しているのは怪しすぎます。

仲良くなったあまり、仕事というよりも友達感覚に。
取引先なので堂々と経費精算。
「経費で落とせるのでまた飲みましょう!」と会社のお金をどんどん使います。

勿論、仕事の話もしているのですが、売上を上げるためにそんなに頻繁に飲む必要があるのかは謎。
管理職なら使った経費分の売上増見込みがあるのかは見極めなければなりません。

特に取引先と二人で頻繁に飲みに行ってる場合は要注意です。

その経費精算、経理部は見ています。

提出された経費精算は経理部がチェックします。
金額の誤り、書類不備、税務上問題がないかをチェックするのは経理部の役割です。

経費精算は会社の費用としては大きいものではなく重要性は低いですが、しっかりした会社であれば経理部の二重チェック・三重チェックをするので経理部長や経理課長も目を通している可能性もあります。

経理部は明らかな不正であれば経費精算の承認をしないまでですが、飲み会の経費精算が多いくらいのグレーゾーンであれば見逃します。いちいち経費精算を取り下げるほど経理部は暇ではありません。

経理部員は心の中でこう思っています。
「あの課長、また会社の経費で飲んでるよ…」
「ご祝儀を経費精算するなんてケチな部長だな…」
「またゴルフか。今月何回目だよ…」

心の中だけなら良いですが、仲の良い社員にコッソリバラされている可能性もありますよ。

そしてこういう経費精算をしている管理職は大抵経理部にペコペコします。
秘密を知られている経理部にうしろめたさがあるのでしょう。

経費精算をやり過ぎるとどうなる?

いくらグレーゾーンの経費精算でも、やり過ぎるとバツを喰らうことになります。
経費精算をやり過ぎた場合どうなるかを説明します。

交際費が税務調査に引っ掛かり問題に!

特定の社員の飲食代が多すぎると、税務調査に引っ掛かります。
また、ゴルフなどの交際費も同様です。

税務調査では交際費は突かれやすいところです。
もし税務調査で引っ掛かった場合、本人から説明をしなくてはなりません。

これにより今までの経費精算がより明るみに出ることになりますし、場合によっては注意を受け今後経費精算しにくくなります。

手土産の経費精算はグレーゾーン!

営業職であれば取引先へ手土産を持っていくこともあるでしょう。
この手土産、本当に取引先に渡したかどうかを確認する術がありません。
つまり、手土産を多めに買って1つは自宅用…なんてことをしてもバレる可能性は極めて低いです。

これはもう立派な横領罪です。犯罪ですよ。
もし見つかってしまえば痛い目に合うでしょう。

部署の費用になっていることを忘れずに!

管理職ならよくわかっているはずですが、ひとつの部署の財布を任されているのです。

飲み代、ゴルフ代の経費精算もすべて自分の部署の財布からお金が出ていってます。
こんな経費精算を積み重ねれば、部署の費用増になり評価が下がります。
また、飲みに参加していない部下の評価にまで影響することになります。

ただし単価の高い商品を取り扱っている会社については、一回の飲み代なんて大したものではありません。
かと言って、税務調査では細かいところを突かれやすいのなので注意は必要です。

経費精算がバレて部下からの信頼失墜へ…

上司の奢りだと思っていた飲み代が経費精算とバレることはあります。
経理部員がバラすかもしれませんし、そうでなくともP/L(損益計算書)を見てピンと来る鋭い部下もいるでしょう。

当然、部下からの尊敬はなくなり信頼失墜となります。
部下だけでなく社内にも悪い噂が広まることでしょう。
もう会社に居場所はなくなります。

たかが経費精算で役職解任も…

経費精算の不正がバレれば懲戒処分もあり得ます。
故意に不正をしていたとしたら少なくとも役職解任は覚悟しなくてはならないでしょう。
一度でも不正をした社員を信頼することは出来ません。会社の財布を任せる管理職にしておくことはしないでしょう。

たとえ直接的に役職解任にならなくても、部下からの信頼がなくなれば非協力的になります。
結果的に仕事が上手くいかなくなり低い評価に繫がり、役職解任ということもあり得ます。

【結論】経費精算のやりすぎはやめましょう。

一度でも経費で飲みに行くとどんどん財布の紐が緩くなります。
気付けば自分のお金を払うのがバカバカしくなりストップが効かなくなります。

経理部の立場から申し上げると、経費精算のやりすぎはやめたほうが良いです。
その経費精算、経理部にはバレてますよ。